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Zeit­ma­nage­ment im beruf­li­chen Alltag — die “Pomodoro-Technik”

Kate­go­rien: Manage­ment-Info

Mai 2022 

Die Pomodoro-Technik ist eine beliebte Zeit­ma­nage­ment­me­tho­de, bei der Auf­ga­ben­be­rei­che in 25-minütige Sit­zun­gen unter­teilt werden und dazwi­schen kurze Pausen ein­ge­hal­ten werden sollen, um die Kon­zen­tra­ti­on zu steigern. Diese Zeit­ma­nage­ment­me­tho­de wurde von Fran­ces­co Cirillo ent­wi­ckelt, als dieser an der Uni­ver­si­tät stu­dier­te — die Idee kam ihm durch die Frus­tra­ti­on über seine eigene geringe Pro­duk­ti­vi­tät und das unstruk­tu­rier­te Lernen während seines Studiums. Auf seinem Küchen­tisch stand eine Küchen­uhr in Form einer Tomate (ita­lie­nisch: Pomodoro). Er stellte sie auf ein 25-minü­ti­ges Zeit­in­ter­vall und lernte ohne Unter­bre­chung, bis die Uhr läutete. Nach einer kurzen Pause von drei bis fünf Minuten wie­der­hol­te er seine Lern­ein­hei­ten. Schnell stellten sich nach dieser Methode Pro­duk­ti­vi­täts­stei­ge­run­gen beim Lernen ein.

Doch wie lässt sich die Pomodoro-Technik auf den Bürojob umlegen? Hier gibt es ständig Unter­bre­chun­gen in Form von Anrufen, Emails, Anfragen von Kollegen und sonstige Ablen­kun­gen. Komplexe Auf­ga­ben­stel­lun­gen lassen sich zudem wohl kaum in 25 Minuten erle­di­gen. Eine struk­tu­rier­te Planung und eine durch­dach­te Auf­tei­lung der Aufgaben in kleinere Tätig­keits­be­rei­che können hier hilf­reich sein. Hierzu sind folgende Schritte anzuwenden.

Pla­nungs­pha­se

Zunächst sollte eine struk­tu­rier­te Auf­ga­ben­lis­te erstellt werden. Die wich­tigs­ten Auf­ga­ben­be­rei­che sollten zuerst notiert werden. In einem zweiten Schritt können die Tätig­kei­ten nach Dring­lich­keit sortiert werden. Sollten für ein Projekt oder eine Aufgabe vor­aus­sicht­lich mehr als fünf Arbeits­ein­hei­ten benötigt werden, sollten die Auf­ga­ben­be­rei­che in weitere Unter­ein­hei­ten auf­ge­teilt werden. Kürzere Tätig­kei­ten wie z.B. Emails beant­wor­ten oder Termine koor­di­nie­ren, können in einer Einheit zusam­men­ge­fasst werden, da diese sonst zu Ablen­kun­gen in anderen Arbeits­ein­hei­ten führen. Es ist hierbei wichtig, eine bewusste Ent­schei­dung zu treffen, welche Aufgaben zuerst gemacht werden, da so die eigene Moti­va­ti­ons­fä­hig­keit gestei­gert werden kann. Dies gilt vor allem für Pflicht­auf­ga­ben, die man gerne vor sich herschiebt.

Pomodoro-Einheit

Vor Arbeits­be­ginn sollte eine Uhr (bzw. eine ent­spre­chen­de App) auf ein 25-minü­ti­ges Zeit­in­ter­vall gestellt werden. Eine durch­gän­gi­ge Kon­zen­tra­ti­on auf die zu erle­di­gen­de Aufgabe ist wichtig, ohne sich von den anderen, noch nicht erle­dig­ten, Ange­le­gen­hei­ten ablenken zu lassen. Bei 25-minü­ti­ger kon­zen­trier­ter Arbeit ohne Ablen­kung kann die Kon­zen­tra­ti­on optimal auf die Aufgabe gerich­tet werden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Arbeit in der vor­ge­ge­be­nen Zeit erledigt werden kann, sofern eine Einheit ohne Ablen­kung absol­viert wird. Wenn Ihnen während der Arbeit auf einmal andere wichtige Auf­ga­ben­be­rei­che ein­fal­len, schrei­ben Sie diese auf Ihre Auf­ga­ben­lis­te und ent­schei­den Sie nach der nächsten Pause, ob eine neue Prio­ri­tä­ten­set­zung not­wen­dig ist. Eine Pomodoro-Einheit ist nicht teilbar, somit beginnt die Zeit immer neu zu ticken, wenn eine Einheit unter­bro­chen wurde. Am Ende des Inter­valls sollte der Arbeits­ab­lauf schrift­lich fest­ge­hal­ten werden. Notieren Sie sich Ablen­kun­gen, Stö­run­gen etc., um diese in der nächsten Pla­nungs­pha­se zu berück­sich­ti­gen. Es sollte niemals über das vor­ge­ge­be­ne Zeit­in­ter­vall hinaus gear­bei­tet werden, da sonst die Kon­zen­tra­ti­ons­fä­hig­keit für die nächsten Ein­hei­ten darunter leidet. Auch ein Wechsel der Tätig­keit inner­halb einer Pomodoro-Einheit ist nicht vor­ge­se­hen und zählt am Ende nicht als abge­schlos­se­ne Einheit. Selbst wenn man inner­halb einer Einheit schnel­ler als gedacht fertig ist, sollte kein Tätig­keits­wech­sel vor­ge­nom­men werden, sondern versucht werden, das bestehen­de Ergebnis der Arbeit zu verbessern.

Fünf Minuten Pause

Nach jeder Pomodoro-Einheit sollte eine fünf­mi­nü­ti­ge Denk­pau­se ein­ge­plant werden. Es ist hierbei wichtig, sich in den Pausen geistig nicht zu belasten. Der Kopf braucht Zeit und Ruhe, um für die nächste Aufgabe bereit zu sein. Folgende Pau­sen­fül­ler können als Anhalts­punkt dienen: Essen, Trinken, Musik hören, Bewegung machen, leichtes Stret­ching etc. Nach der Pause sollten Sie sich ent­schei­den, ob Sie mit der­sel­ben Arbeit fort­fah­ren oder zu einer anderen Tätig­keit wechseln.

“Große Pause” (15 bis 30 minütige Pause nach vier Pomodoro-Einheiten)

Zusätz­lich zu den kurzen Pausen sollte nach vier Pomodoro-Ein­hei­ten eine größere Unter­bre­chung ein­ge­plant werden. In der Pause kann man seinen Schreib­tisch auf­räu­men, an die frische Luft gehen oder Emails beant­wor­ten. Bei der Beant­wor­tung von Emails sollte jedoch darauf geachtet werden, dass nur Emails beant­wor­tet werden, die nicht so komplex zu bear­bei­ten sind, dass sie in einer eigenen Pomodoro-Einheit abge­ar­bei­tet werden sollten. Oftmals ist es hilf­reich, sich in der Pause zu Bewusst­sein zu bringen, was man in der letzten Einheit erreicht hat.

Pro­to­koll

Am Ende des Tages muss ana­ly­siert und bewertet werden, wie viele Arbeits­ein­hei­ten ohne Ablen­kung erfolg­reich abge­schlos­sen werden konnten. Anhand der Analyse der Ablen­kun­gen eines Tages können diese wiederum in der Pla­nungs­pha­se in den nächsten Arbeits­tag so inte­griert werden, dass ein fokus­sier­tes Arbeiten möglich ist. Diese Rück­schau dient dazu, die per­sön­li­che Arbeits­wei­se den Gege­ben­hei­ten anzu­pas­sen, um die eigene Leistung zu ver­bes­sern. Die Unter­bre­chun­gen und Beloh­nun­gen zwischen den Arbeits­pe­ri­oden ver­schaf­fen die Moti­va­ti­on, den Tag über ein ange­mes­se­nes Arbeits­tem­po ein­zu­hal­ten und dies auch lang­fris­tig durchzuhalten. 

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