Als Gegen­fi­nan­zie­rungs­maß­nah­me im Rahmen der Steu­er­re­form 2015/2016 und im Sinne der Betrugs­be­kämp­fung wird begin­nend mit 1. Jänner 2016 die Regis­trier­kas­sen­pflicht für Bar­ein­nah­men ein­ge­führt. Davon betrof­fen sind auch Ein­nah­men-Ausgaben-Rechner, wenn die betrieb­li­chen Ein­künf­te einen Jah­res­um­satz (pro Betrieb) von 15.000 € über­stei­gen und die jähr­li­chen Bar­um­sät­ze (dieses Betrie­bes) mehr als 7.500 € aus­ma­chen. So fallen Selb­stän­di­ge mit Bar­ein­nah­men unter diese Regelung – etwa auch Ärzte, da es nur ver­ein­zelt Aus­nah­men für bestimm­te Berufs­grup­pen gibt. Zu beachten ist, dass von einem sehr weiten Begriff von Bar­um­sät­zen aus­zu­ge­hen ist, welcher auch Zah­lun­gen mittels Bankomat- und Kre­dit­kar­te umfasst. Zeitlich betrach­tet sind für den Beginn der Regis­trier­kas­sen­pflicht auch schon die Bar­um­sät­ze im Jahr 2015 relevant, da die Erläu­te­run­gen zum Geset­zes­ent­wurf darauf abstel­len, dass vier Monate ab dem Monat, in welchem die 7.500 € Bar­er­lö­se über­schrit­ten werden, die Regis­trier­kas­sen­pflicht aus­ge­löst wird. Frü­hes­tens soll jedoch der 1. Januar 2016 die Regis­trier­kas­sen­pflicht auslösen. Immerhin wird die Anschaf­fung einer solchen elek­tro­ni­schen Regis­trier­kas­se bzw. die Umrüs­tung einer Regis­trier­kas­se auf Antrag mit einer steu­er­frei­en Prämie von 200 € gestützt – die ver­blei­ben­den Anschaf­fungs­kos­ten können überdies im Jahr der Anschaf­fung steu­er­lich abge­setzt werden (bereits im Rahmen der Ver­an­la­gung 2015).

Kalte-Hände-Regel als Erleichterung

Die Regis­trier­kas­sen­pflicht bedingt eine Ein­zel­erfas­sung der Umsätze und zieht auch noch eine Bele­ger­tei­lungs­pflicht nach sich. Aus­nah­men von der Regis­trier­kas­sen­pflicht bestehen vor allem für Berufs­grup­pen, welche unter die soge­nann­te Kalte-Hände-Regel fallen. Dabei handelt es sich um Selb­stän­di­ge, die ihre Umsätze auf öffent­li­chen Wegen, Straßen oder Plätzen erzielen und nicht in fest umschlos­se­nen Räum­lich­kei­ten, in denen auch eine Regis­trier­kas­se auf­ge­stellt werden könnte. Betrof­fen sind bei­spiels­wei­se Maro­ni­bra­ter, Christ­baum­ver­käu­fer, Eis­ver­käu­fer etc. Die Ver­ein­fa­chung besteht darin, dass sie die Bar­ein­nah­men durch täg­li­chen Kas­sa­sturz (zu doku­men­tie­ren­de Rück­rech­nung aus dem aus­ge­zähl­ten Kas­se­nend- und Kas­sen­an­fangs­be­stand) ermit­teln dürfen. Diese Son­der­re­ge­lung gilt nur, solange nicht ein Jah­res­um­satz von 30.000 € über­schrit­ten wird. Ebenso von der Regis­trier­kas­sen- und Bele­ger­tei­lungs­pflicht befreit sind gemein­nüt­zi­ge Kör­per­schaf­ten und kleine Ver­eins­fes­te wie auch Auto­ma­ten­um­sät­ze unter bestimm­ten Vor­aus­set­zun­gen. Für „mobile Selb­stän­di­ge“, die Leis­tun­gen außer­halb ihrer Betriebs­stät­te erbrin­gen wie z.B. Ärzte, Masseure, Friseure, Tier­ärz­te usw. ist mangels Mitnahme der Regis­trier­kas­se zum Kunden vor­ge­se­hen, dass sie die Bar­um­sät­ze nach Rückkehr in die Betriebs­stät­te ohne unnö­ti­gen zeit­li­chen Aufschub erfassen müssen. Wichtig ist dabei, dass die Umsätze einzeln und nicht als ein­heit­li­cher Sam­mel­um­satz erfasst werden.

Regis­trier­kas­se muss gegen tech­ni­sche Mani­pu­la­ti­on geschützt sein

Die Regis­trier­kas­se muss gegen tech­ni­sche Mani­pu­la­ti­on geschützt sein, wobei hier ent­spre­chend der Regis­trier­kas­sen­si­cher­heits­ver­ord­nung (noch im Ent­wurfs­sta­di­um) ein stu­fen­wei­ser Ausbau der Sicher­heits­vor­keh­run­gen ange­dacht ist. Ab 1.1.2016 müssen bereits bestimm­te Beleg­da­ten in einem elek­tro­ni­schen Daten­pro­to­koll erfasst und gespei­chert werden. Außerdem sind sie auch auf dem Kun­den­be­leg anzu­füh­ren. Folgende Infor­ma­tio­nen werden verlangt:

• Bezeich­nung des leis­ten­den Unternehmers,
• fort­lau­fen­de Nummer des Geschäftsvorfalls,
• Tag der Belegausstellung,
• die han­dels­üb­li­che Leis­tungs- und Men­gen­be­schrei­bung und
• End­be­trag.

Mecha­ni­sche Kassen wie in der Kas­sen­richt­li­nie von 2012 beschrie­ben (Typ 1 Kassen ohne Elek­tro­nik, Daten­trä­ger oder Speicher) gelten demnach ab dem 1.1.2016 nicht mehr als zuläs­si­ge Regis­trier­kas­sen. Achtung: Nicht alle elek­tro­ni­schen Kassen erfüllen zwingend die tech­ni­schen Anfor­de­run­gen wie sie in der Regis­trier­kas­sen­si­cher­heits­ver­ord­nung defi­niert sind.

Spä­tes­tens ab dem 1.1.2017 muss jede Regis­trier­kas­se mit Kas­sen­iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer und mit einer Sicher­heits­ein­rich­tung aus­ge­rüs­tet sein, welche die im Daten­er­fas­sungs­pro­to­koll gespei­cher­ten Ein­zel­um­sät­ze mit einer kryp­to­gra­phi­schen Signatur sichert. Diese Signa­tur­er­stel­lungs­ein­heit ist über Finan­zOn­line zu regis­trie­ren und soll auch zu einer lücken­lo­sen Pro­to­kol­lie­rung der Bar­um­sät­ze bei­tra­gen, indem jeder Umsatz mit Bezug auf den Vor­umsatz abge­spei­chert werden muss. Da für große Unter­neh­men mit vielen Regis­trier­kas­sen dieses Vorgehen für jede einzelne Regis­trier­kas­se sehr auf­wen­dig und teuer wäre, gibt es für so genannte geschlos­se­ne Gesamt­sys­te­me Ver­ein­fa­chun­gen. Unter den geschlos­se­nen Gesamt­sys­te­men versteht man jene Kas­sen­sys­te­me, die mit der Waren­wirt­schaft und der Buch­hal­tung ver­bun­den sind. Es müssen dann z.B. nur eine Kas­sen­iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer, ein ein­heit­li­ches Daten­pro­to­koll und eine Sicher­heits­ein­rich­tung für alle Regis­trier­kas­sen vor­lie­gen. Um die Mani­pu­la­ti­ons­si­cher­heit dieses geschlos­se­nen Gesamt­sys­tems nach­wei­sen zu können, ist ein Gut­ach­ten eines gericht­lich beei­de­ten Sach­ver­stän­di­gen bei­zu­brin­gen. Das Unter­neh­men kann dann beim zustän­di­gen Finanz­amt bean­tra­gen, dass die Mani­pu­la­ti­ons­si­cher­heit seines geschlos­se­nen Gesamt­sys­tems mit Fest­stel­lungs­be­scheid bestä­tigt wird. Einen solchen Antrag kann nur ein Unter­neh­men stellen, das ein geschlos­se­nes Gesamt­sys­tem ver­wen­det, welches mit mehr als 30 Regis­trier­kas­sen ver­bun­den ist. Es kann sich also das Unter­neh­men, welches die Regis­trier­kas­sen ver­wen­det, zer­ti­fi­zie­ren lassen, nicht aber ein Her­stel­ler von Registrierkassen.

Strafen bei Verstoß gegen die Registrierkassenpflicht

Wird der Einsatz einer Regis­trier­kas­se trotz Über­schrei­ten der Umsatz­gren­zen ver­wei­gert, so kann dies typi­scher­wei­se eine Finanz­ord­nungs­wid­rig­keit nach sich ziehen. Außerdem geht dadurch die gesetz­li­che Ver­mu­tung der Ord­nungs­mä­ßig­keit der Bücher und Auf­zeich­nun­gen verloren. Die Finanz­ord­nungs­wid­rig­keit kann bis zu einer Geld­stra­fe von 5.000 € führen. Wenn trotz Fehlen einer Regis­trier­kas­se eine lücken­lo­se Doku­men­ta­ti­on der Bar­um­sät­ze vor­han­den ist, so wird der Betriebs­prü­fer zwar einen for­mel­len Mangel fest­stel­len können, eine Schät­zungs­be­fug­nis alleine daraus wird jedoch nur schwer abge­lei­tet werden können, da die sach­li­che Rich­tig­keit der Auf­zeich­nun­gen anhand der vor­han­de­nen Unter­la­gen nach­prüf­bar ist. Anders sieht es aller­dings aus, wenn die Regis­trier­kas­se vor­sätz­lich mani­pu­liert wird, indem z.B. Umsatz­da­ten ver­än­dert oder gelöscht werden. Es ist dann von einem neu ein­ge­führ­ten Straf­tat­be­stand mit bis zu 25.000 € Strafe aus­zu­ge­hen. Darüber hinaus sind theo­re­tisch auch Abga­ben­hin­ter­zie­hung bzw. Abga­ben­be­trug denkbar. Eben­falls eine Finanz­ord­nungs­wid­rig­keit stellt der vor­sätz­li­che Verstoß gegen die Bele­ger­tei­lungs­pflicht dar. Wenn hingen der Kunde den Beleg nicht wie vor­ge­schrie­ben aus den Geschäfts­räum­lich­kei­ten des Unter­neh­mers mitnimmt, bleibt dieser Verstoß gegen die Bele­g­an­nah­me­pflicht sank­ti­ons­los.