Mit dem Jah­res­wech­sel 2018/2019 kommt es zu einer bedeu­ten­den Sys­tem­um­stel­lung in der Lohn­ver­rech­nung, welche auch Ver­wal­tungs­ver­ein­fa­chun­gen mit sich bringen soll. Kern­aspekt dabei ist, dass anstelle der Gesamt­sum­me der Entgelte zukünf­tig monat­lich die indi­vi­du­el­len Bei­trags­grund­la­gen für sämt­li­che Arbeit­neh­mer gemeldet werden müssen (“monat­li­che Bei­trags­grund­la­gen­mel­dung”). Dafür ent­fal­len z.B. der sozi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­che Teil im jähr­li­chen Lohn­zet­tel, der unter­jäh­ri­ge Lohn­zet­tel (“Aus­tritts­lohn­zet­tel”), die Bei­trags­nach­wei­sung, Lohn­än­de­rungs­mel­dung, Son­der­zah­lungs­mel­dung etc. Unver­än­dert muss der Lohn­zet­tel am Ende des Kalen­der­jah­res an das Finanz­amt über­mit­telt werden. Orga­ni­sa­to­risch gespro­chen werden die bisher drei getrenn­ten Mel­de­be­rei­che — Wartung der Ver­si­che­rungs­zei­ten, Bei­trags­ab­rech­nung und nach­ge­la­ger­te Bei­trags­grund­la­gen­mel­dung — zusam­men­ge­führt.

Neben diesen Ände­run­gen, welche für Vor­schrei­be­be­trie­be und “Selbst­ab­rech­ner” gelten, kommt es mit 1.1.2019 auch zu Umstel­lun­gen bei der Anmel­dung bzw. Abmel­dung von Beschäf­tig­ten. Vor Arbeits­an­tritt hat der Arbeit­ge­ber folgende Infor­ma­tio­nen für die Anmel­dung zur Pflicht­ver­si­che­rung bekanntzugeben:

• Arbeits- oder Angestelltenverhältnis,
• Bei­trags­kon­to­num­mer (jeder Dienst­ge­ber benötigt zumin­dest ein Bei­trags­kon­to mit einer ent­spre­chen­den Beitragskontonummer),
• Name,
• Ver­si­che­rungs­num­mer bzw. Geburtsdatum,
• Tag des Beschäftigungsbeginns,
• ob eine Voll- oder Teil­ver­si­che­rung vorliegt und wann die betrieb­li­che Mit­ar­bei­ter­vor­sor­ge beginnt.

Die für eine voll­stän­di­ge Anmel­dung erfor­der­li­chen Daten sind mit der ersten monat­li­chen Bei­trags­grund­la­gen­mel­dung zu über­mit­teln. Regel­mä­ßig muss diese bis zum 15. Tag des Fol­ge­mo­nats vor­ge­nom­men werden — wenn die Arbeit in der zweiten Monats­hälf­te beginnt, ver­schiebt sich der Zeit­punkt auf den 15. des über­nächs­ten Monats. Eine frühere Meldung bleibt jeden­falls zulässig. Die erste monat­li­che Bei­trags­grund­la­gen­mel­dung (für Jänner 2019) hat bis 15. Februar 2019 zu erfolgen. Neben monat­li­chen Mel­dun­gen sind auch noch Ände­rungs­mel­dun­gen (z.B. beim Wechsel in die Abfer­ti­gung neu) und Stor­nie­run­gen (der monat­li­chen Bei­trags­grund­la­gen­mel­dung) möglich. Zu beachten ist, dass Arbeit­ge­ber wei­ter­hin die Pflicht haben, dem Kran­ken­ver­si­che­rungs­trä­ger jede für die Ver­si­che­rung bedeut­sa­me Änderung binnen sieben Tagen zu melden (während des Bestands der Pflichtversicherung).

Die Neue­run­gen betref­fen auch Sank­tio­nen, die regel­mä­ßig anfallen, wenn die Bei­trags­grund­la­gen nicht oder nicht voll­stän­dig über­mit­telt werden. Die Säum­nis­zu­schlä­ge belaufen sich je nach Dauer der Ver­spä­tung auf zwischen 5 € und 50 € pro Dienst­neh­mer. Gede­ckelt sind die Säum­nis­zu­schlä­ge zukünf­tig mit dem Fünf­fa­chen der täg­li­chen Höchst­bei­trags­grund­la­ge pro Kalen­der­mo­nat (für das Jahr 2019 mit 870 €). Darüber hinaus kann es zur Schät­zung der monat­li­chen Bei­trags­grund­la­ge kommen. Es besteht aller­dings ein Über­gangs­zeit­raum, sodass bis zum 31.8.2019 Mel­de­ver­stö­ße nicht sank­tio­niert werden. Davon aus­ge­nom­men sind aller­dings jene in Zusam­men­hang mit der Anmel­dung von Dienstnehmern.

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