Ein­lei­tung

Die Steue­rung der Ein- und Aus­zah­lun­gen im Unter­neh­men ist ein wesent­li­cher Erfolgs­fak­tor. Einer­seits ist auf der Debi­to­ren­sei­te Kapital in Form von aus­ste­hen­den Rech­nun­gen gebunden. Ande­rer­seits wirken sich zu frühe Zah­lun­gen auf der Kre­di­to­ren­sei­te negativ auf die Liqui­di­tät des Unter­neh­mens aus. Auf beiden Seiten können diese Reserven mit ein­fa­chen Mitteln genutzt werden.

Teil 1: Debi­to­ren­ma­nage­ment (For­de­rungs­ma­nage­ment)

Der Zah­lungs­zy­klus im Debi­to­ren­ma­nage­ment umfasst die Rech­nungs­er­stel­lung mit Fest­le­gung von Zah­lungs­kon­di­tio­nen, die Rech­nungs­le­gung, das Mahn­we­sen und die Buchung von ein­ge­gan­ge­nen Zahlungen.

Rech­nungs­le­gung
Die Aus­stel­lung der Rechnung sollte so früh wie möglich erfolgen, idea­ler­wei­se zeit­gleich mit der Leis­tungs­er­brin­gung. Dabei ist jedoch auf eine ord­nungs­ge­mä­ße Abnahme der Leistung zu achten. Alle für die Zahlung not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen müssen klar und über­sicht­lich auf der Rechnung abge­druckt sein (siehe Checkliste). 

Zah­lungs­kon­di­tio­nen
Viele Unter­neh­men stellen Rech­nun­gen mit unter­schied­li­chen Zah­lungs­kon­di­tio­nen aus. Das ver­ur­sacht eine zu umständ­li­che Ver­wal­tung der Außen­stän­de und des Mahn­we­sens. Deshalb sollte man ver­su­chen, die Anzahl auf ein Minimum zu reduzieren. 

Drucken Sie in jedem Fall die ver­trag­lich ver­ein­bar­ten Kon­di­tio­nen auf dem Angebot sowie auf der Rechnung ab, um Miss­ver­ständ­nis­se zu vermeiden. 

Mahn­we­sen
Die offenen Ein­zah­lun­gen von Kunden sollten regel­mä­ßig geprüft werden. Dabei kann eine so genannte Aging Liste (OP-Liste) wert­vol­le Dienste leisten. Eine Aging Liste beinhal­tet alle offenen For­de­run­gen mit wich­ti­gen Daten wie Schuld­ner, Leistung, Rech­nungs­da­tum, Zah­lungs­kon­di­tio­nen, Fäl­lig­keits­da­tum und Datum des Zah­lungs­ein­gangs. Aging Listen können auto­ma­tisch durch das Buch­hal­tungs­sys­tem oder manuell erstellt werden. Wichtig ist, dass auf einen Blick sichtbar ist, welche For­de­run­gen bereits fällig sind und wie lange der Schuld­ner bereits in Verzug ist. Aus dieser Liste können dann auch die Zah­lungs­ge­wohn­hei­ten der Kunden abge­lei­tet werden. Ergeben sich in weiterer Folge auf­fäl­li­ge Abwei­chun­gen, sind Rück­schlüs­se auf die Liqui­di­täts­si­tua­ti­on des Kunden möglich.

Inner­halb kurzer Zeit, spä­tes­tens aber 10Tage nach dem Fäl­lig­keits­da­tum sollte die erste Mahnung erfolgen. Der Mah­nungs­vor­gang sollte grund­sätz­lich schrift­lich erfolgen, aufgrund der Zeit­er­spar­nis und der Emp­fangs­be­stä­ti­gung ist eine Mahnung per Fax sinnvoll. Darüber hinaus kann die tele­fo­ni­sche Kon­takt­auf­nah­me Erfolg ver­spre­chend sein. Diese kann dem Infor­ma­ti­ons­aus­tausch dienen, ob die Rechnung den rich­ti­gen Emp­fän­ger erreicht hat und ob die Zahlung bereits ver­an­lasst wurde. 

Ob das Ein­schal­ten eines Anwalts oder Inkas­so­bü­ros im Falle der wie­der­hol­ten Nicht­be­ach­tung der Mahnung sinnvoll ist, ist im Ein­zel­fall zu prüfen. Allein die Andro­hung einer der­ar­ti­gen Maßnahme auf der letzten Mahnung ist sehr wirksam um die Zahlung zu beschleu­ni­gen. Kei­nes­falls sollte man im Anlass­fall davor zurück­schre­cken, die ange­droh­te Maßnahme auch kon­se­quent umzusetzen. 

Mahn­spe­sen und Ver­zugs­zin­sen
Bei der Ver­rech­nung von Ver­zugs­zin­sen und Mahn­spe­sen ist auf dessen Ange­mes­sen­heit zu achten. Ist in den all­ge­mei­nen Geschäfts­be­din­gun­gen und bei Abschluss des Ver­tra­ges nichts anderes ver­ein­bart, können Ver­zugs­zin­sen in Höhe von 4% bei Ver­brau­cher­ge­schäf­ten bzw. 8% über dem Basis­zins­satz bei Han­dels­ge­schäf­ten (d.s. dzt. 9,47%) ver­rech­net werden. Fallen jedoch nach­weis­lich höhere Kosten, etwa durch die Inan­spruch­nah­me eines Kredites bei einer Bank an, können diese höheren Kosten wei­ter­ver­rech­net werden.

Mahn­spe­sen, zu denen auch Inkas­s­o­kos­ten zählen, können in “orts­üb­lich ange­mes­se­ner Höhe” ver­rech­net werden. In der Praxis kann das ein Pro­zent­satz der Rech­nungs­sum­me oder ein Pau­schal­be­trag sein.

Lesen Sie in der nächsten Ausgabe, wie Sie mit der Ver­bes­se­rung der Zah­lun­gen auf der Kre­di­to­ren­sei­te die Liqui­di­tät im Unter­neh­men weiter steigern können.

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