Unter dem Begriff “Internes Kon­troll­sys­tem (IKS)” sind Maß­nah­men und Vor­keh­run­gen zu ver­ste­hen, um ver­mö­gens- und zah­lungs­re­le­van­te Prozesse abzu­si­chern und deren ord­nungs­ge­mä­ße und wirt­schaft­li­che Bear­bei­tung zu überwachen. 

“Ziel des IKS ist die Bewah­rung des Ver­mö­gens des Unter­neh­mens, Gewähr­leis­tung der Zuver­läs­sig­keit des Rech­nungs­we­sens und der Ein­hal­tung der Geschäftspolitik”

Das IKS basiert auf drei Prin­zi­pi­en bzw. Maßnahmenbereichen: 

:: Über­wa­chungs­maß­nah­men:
Über­wa­chungs­maß­nah­men können grund­sätz­lich in orga­ni­sa­to­ri­sche und EDV-tech­ni­sche Siche­rungs­maß­nah­men einer­seits und Kon­trol­len ande­rer­seits unter­teilt werden. Erstere sind in der Ablauf- und Auf­bau­or­ga­ni­sa­ti­on einer Unter­neh­mung inte­griert. Exem­pla­risch sollen Unter­schrif­ten­re­ge­lun­gen, EDV-Zugriffs­be­schrän­kun­gen oder Arbeits­an­wei­sun­gen genannt werden. Mit Hilfe von Kon­troll­maß­nah­men wird die Voll­stän­dig­keit und Rich­tig­keit der für einen Arbeits­pro­zess anfal­len­den Arbeits­schrit­te über­prüft. Sie können manuell (Beispiel: manuelle SOLL/IST-Ver­glei­che) oder auto­ma­ti­sa­ti­ons­un­ter­stützt (Beispiel: Plau­si­bi­li­täts­prü­fun­gen in der Buch­hal­tungs­soft­ware) durch­ge­führt werden.

:: Richt­li­ni­en und Regel­wer­ke
Durch die Defi­ni­ti­on von Stan­dard­pro­zes­sen sowie deren Doku­men­ta­ti­on kann die Effi­zi­enz betrieb­li­cher Abläufe ver­bes­sert und gleich­zei­tig die Ein­hal­tung der Geschäfts­po­li­tik gesi­chert werden.

:: Interne Revision
Die interne Revision hat in diesem Zusam­men­hang die Aufgabe, bei wie­der­keh­ren­den Prü­fun­gen die Effi­zi­enz eines IKS zu kontrollieren.

Das IKS ist folglich mehr als “Kon­trol­le”. Durch die Kon­zen­tra­ti­on auf die Rea­li­sie­rung der skiz­zier­ten Maß­nah­men­be­rei­che dient es zugleich als Instru­ment zur Unter­neh­mens­pla­nung, als Steue­rungs- und Kon­troll­in­stru­ment und leistet einen Beitrag zur Fest­le­gung der Unter­neh­mens­stra­te­gie, zur kon­kre­ten Aus­ge­stal­tung von Unter­neh­mens­ab­läu­fen und als Mittel zur Kom­mu­ni­ka­ti­on von Unternehmenszielen.

Gesetz­li­che Ver­pflich­tun­gen ergeben sich für den Vorstand einer Akti­en­ge­sell­schaft bzw für die Geschäfts­füh­rer einer Gesell­schaft mit beschränk­ter Haftung. Das Gesetz sieht keine grö­ßen­be­ding­ten Befrei­un­gen vor. Der Geschäftsführer/Vorstand einer Kapi­tal­ge­sell­schaft ist demnach nicht nur dazu ange­hal­ten, die Buch­hal­tung und den Jah­res­ab­schluss ent­spre­chend den Buch­füh­rungs- und Bilan­zie­rungs­pflich­ten zeitnahe bzw. inner­halb der Frist von fünf Monaten auf­zu­stel­len, sondern er ist auch dazu ver­pflich­tet, darüber hin­aus­ge­hen­de Auf­zeich­nun­gen — für ein geeig­ne­tes Kontroll- und Steue­rungs­sys­tem — zu erstel­len bzw. erstel­len zu lassen. 

Zusam­men­spiel IKS und Rechnungswesen

Diese Auf­zeich­nun­gen sind bran­chen­spe­zi­fisch und kor­re­spon­die­ren eng mit der Finanz­buch­hal­tung der Gesell­schaft. Ein geeig­ne­tes Kontroll- und Steue­rungs­sys­tem umfasst deshalb idR jeden­falls Kosten- und Leis­tungs­rech­nung (Vor- und Nach­kal­ku­la­ti­on), betriebs­wirt­schaft­li­che Kenn­zah­len und Ver­gleichs­rech­nun­gen, Sta­tis­ti­ken (z.B. Umsatz- und Deckungs­bei­trags­sta­tis­tik), mehr­jäh­ri­ge Finanz­plä­ne und Pla­nungs­rech­nun­gen. Die Bedeu­tung eines internen Kon­troll­sys­tems wächst mit der Größe des Unter­neh­mens, der Passus “die den Anfor­de­run­gen des Unter­neh­mens ent­spre­chen” zielt auf das unter­neh­mens­spe­zi­fi­sche Umfeld und die konkrete Unter­neh­mens­struk­tur ab.

Die Anfor­de­run­gen des IKS sind branchenspezifisch

Exem­pla­risch sollen die Min­dest­an­for­de­run­gen an Über­wa­chungs­maß­nah­men des internen Kon­troll­sys­tems an das Umfeld in der Bau­bran­che erwähnt werden: Es sollte zumin­dest aus drei Berech­nun­gen bzw. Analysen bestehen, die es ermög­li­chen, sich aus unter­schied­li­chen Blick­win­keln einen mög­lichst getreuen, zeit­na­hen Über­blick über die Vermögens‑, Finanz- und Ertrags­la­ge des Unter­neh­mens zu verschaffen.

:: Die meist pro­jekt­be­zo­ge­ne Tätig­keit in der Bau­bran­che verlangt eine kon­ti­nu­ier­li­che Pro­jekt­er­geb­nis­rech­nung, die es ermög­licht, den jewei­li­gen tech­ni­schen und finan­zi­el­len Stand pro Objekt zeitnahe abzu­fra­gen. Eine Pro­jekt­er­geb­nis­rech­nung als Son­der­form der Plan­rech­nung (=SOLL) stellt den IST-Zustand des Objektes per Stichtag dar (=IST) und rechnet gleich­zei­tig die Kosten und Erlöse unter Berück­sich­ti­gung der Finan­zie­rungs­kos­ten bis zum pro­jek­tier­ten Ver­wer­tungs­en­de hoch (=WIRD). Diese Pro­jekt­er­geb­nis­rech­nung unter dem Gesichts­punkt des SOLL-IST-WIRD Ver­glei­ches ist deshalb so wichtig, da — aufgrund der Natur von Pro­jekt­ge­schäf­ten in der Bau­bran­che — laufende Adap­tie­run­gen wegen Kos­ten­über­schrei­tun­gen, tech­ni­scher bzw. recht­li­cher Probleme und Ver­zö­ge­run­gen bei der Ver­wer­tung erfor­der­lich sind.

:: Um sich eine — nach kauf­män­ni­schen Grund­sät­zen uner­läss­li­che — Kenntnis der liqui­di­täts­mä­ßi­gen Lage zu ver­schaf­fen bzw. um die Liqui­di­tät steuern zu können, bedarf es eines detail­liert (nach Wochen) geglie­der­ten Finanz­plans in Form einer Liqui­di­täts- und Kapi­tal­bin­dungs­rech­nung. Als ein weiteres Kon­troll­in­stru­ment liefert es dem Unter­neh­mer pro­jekt­be­zo­ge­ne Infor­ma­tio­nen darüber, wie viel (Fremd-)Kapital benötigt wird, wie lange dieses gebunden ist und wann es bei einer Ver­wer­tung erneut zur Ver­fü­gung steht. 

:: Eine Gesamt­über­sicht des Unter­neh­mens, die alle Projekte in Summe mit Berück­sich­ti­gung der (Ver­wal­tungs-) Gemein­kos­ten und der Akqui­si­ti­ons­kos­ten zukünf­ti­ger Projekte (soge­nann­te Bevor­ra­tungs­kos­ten) beinhal­tet, liefert wichtige Kenn­zah­len zur Pro­jek­tie­rung neuer Objekte.

Um die spe­zi­fi­schen Anfor­de­run­gen des internen Kon­troll­sys­tems an Ihr Umfeld zu erfahren, kon­tak­tie­ren Sie Ihren Steuerberater.

Bild: © estima — Fotolia