Die Dif­fe­ren­zie­rung zwischen dem Erhal­tungs­auf­wand (Instand­hal­tungs­auf­wand) und der Akti­vie­rungs­pflicht von Auf­wen­dun­gen ist steu­er­lich von großer Bedeu­tung, da es bei Ein­ord­nung als Erhal­tungs­auf­wand sofort zur Betriebs­aus­ga­be kommt. Hingegen ist bei Akti­vie­rung und nach­fol­gen­der Abschrei­bung die Steu­er­wir­kung auf einen größeren Zeitraum verteilt. Der UFS hatte sich mit dieser Frage im Zusam­men­hang mit Soft­ware­up­dates aus­ein­an­der­zu­set­zen (GZ RV/0480‑I/10 vom 23.7.2012). Konkret ging es dabei um hoch­prei­si­ge Soft­ware­up­dates für teuer ange­schaff­te medi­zi­ni­sche Pro­gram­me wie z.B. ein Lun­gen­funk­ti­ons­pro­gramm, aber auch um mit der Migra­ti­on von Daten ver­bun­de­ne hohe Kosten, damit sicher­ge­stellt ist, dass nach dem Update in gewohn­ter Weise wei­ter­ge­ar­bei­tet werden kann.

Die Schwie­rig­keit der Abgren­zung im Zusam­men­hang mit Soft­ware­up­dates ergibt sich aus dem schlei­chen­den Übergang zwischen Funk­ti­ons­er­hal­tung des Pro­gram­mes durch das Soft­ware­up­date und jener Situa­ti­on, in der das Soft­ware­up­date als eigenes imma­te­ri­el­les Wirt­schafts­gut bzw. als nach­träg­li­che Anschaf­fungs­kos­ten zu qua­li­fi­zie­ren ist. Soft­ware­up­dates haben es oft an sich, dass durch sie der weitere Gebrauch des Pro­gram­mes gewähr­leis­tet wird, wenn es z.B. zu Ver­än­de­run­gen bei der Hardware oder beim Betriebs­sys­tem gekommen ist. In einem solchen Fall ist Erhal­tungs­auf­wand anzu­neh­men, da durch das Update keine zusätz­li­chen Nut­zungs­mög­lich­kei­ten vor­lie­gen. Schwie­ri­ger ist die Sachlage jedoch, wenn durch das Update nicht nur sicher­ge­stellt wird, dass die Software wei­ter­hin ord­nungs­ge­mäß funk­tio­niert, sondern auch Ver­bes­se­run­gen und Umfang­erwei­te­run­gen (z.B. in Form zusätz­li­cher Module) vor­ge­nom­men wurden. Zu einer Akti­vie­rungs­pflicht und der damit ver­bun­de­nen steu­er­li­chen Ver­tei­lung der Kosten über mehrere Jahre kommt es, wenn sich durch das Update die Wesens­art des Wirt­schafts­gu­tes ändert und sich Funktion bzw. Zweck­be­stim­mung des Pro­gramms ver­än­dern. Gleiches gilt, wenn sich durch das Update der Anwen­dungs­be­reich der Software über die stan­dard­mä­ßig vor­ge­se­he­nen Ein­satz­ge­bie­te hinaus ausdehnt.

Konkret auf Software bezogen spricht eine über die bloße Aktua­li­sie­rung hin­aus­ge­hen­de Kapa­zi­täts­er­wei­te­rung für eine Akti­vie­rung, genauso wie wenn zusätz­li­che Funk­tio­nen ein­ge­baut werden oder die Benut­zer­ober­flä­che neu­ge­stal­tet wird. Hingegen liegt Erhal­tungs­auf­wand vor, wenn Pro­gramm­feh­ler kor­ri­giert werden oder Ver­bes­se­run­gen an der Benut­zer­ober­flä­che vor­ge­nom­men werden. Der UFS kam ins­ge­samt zur Ent­schei­dung, dass Erhal­tungs­auf­wand anzu­neh­men ist, da das Soft­ware­up­date keine Erwei­te­rung bzw. wesent­li­che Ver­bes­se­rung bei dem medi­zi­ni­schen Programm mit sich brachte. Die mit dem Update ver­bun­de­nen Kosten für die Daten­mi­gra­ti­on sind ebenso als Erhal­tungs­auf­wand sofort steu­er­lich absetz­bar.

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