Die COVID-19 bedingt ein­ge­führ­ten und zeitlich befris­te­ten Home­of­fice-Rege­lun­gen haben nicht nur große Aus­wir­kun­gen auf die Arbeit­neh­mer mit sich gebracht (siehe dazu auch KI 05/21). Arbeit­ge­ber sind ebenso davon betrof­fen, da sie die Home­of­fice-Tage ihrer Arbeit­neh­mer auf­zeich­nen, im Lohn­kon­to führen um am steu­er­li­chen Jah­res­lohn­zet­tel (L16) erfassen müssen. Durch die Auf­zeich­nun­gen soll auch eine Kon­trol­le der Arbeit­neh­mer­ver­an­la­gun­gen seitens des Finanz­amts ermög­licht werden, um etwa nach­prü­fen zu können, ob die Vor­aus­set­zun­gen für die steu­er­li­che Gel­tend­ma­chung von Ausgaben für die Anschaf­fung ergo­no­misch geeig­ne­ten Mobi­li­ars erfüllt sind. Ebenso kann dadurch kon­trol­liert werden, ob die steu­er­freie Aus­zah­lung des Home­of­fice-Pau­scha­les durch den Arbeit­ge­ber bzw. die Gel­tend­ma­chung (des Dif­fe­renz­be­trags) durch den Arbeit­neh­mer gerecht­fer­tigt war.

Maß­ge­bend für die steu­er­li­chen Begüns­ti­gun­gen ist der so genannte “Home­of­fice-Tag”, welcher das aus­schließ­li­che Arbeiten im Home­of­fice an einem Tag vor­aus­setzt. Folglich liegt kein Home­of­fice-Tag vor, wenn eine Dienst­rei­se getätigt wird, die Wohnung zur Dienst­ver­rich­tung ver­las­sen wird oder auch nur eine kurze beruf­li­che Anwe­sen­heit an der Arbeits­stät­te (“im Büro”) erfolgt. Ein Tag mit teil­wei­sem Urlaub und teil­wei­se Home­of­fice zählt als Home­of­fice-Tag. Bei Teil­zeit­kräf­ten gilt unab­hän­gig von der täg­li­chen Nor­mal­ar­beits­zeit des Arbeit­neh­mers ein ganzer Arbeits­tag als Homeoffice-Tag.

Der Arbeit­ge­ber ist ver­pflich­tet, rück­wir­kend ab 1. Jänner 2021 die Anzahl der (aus­schließ­li­chen) Home­of­fice-Tage seiner Arbeit­neh­mer in der Lohn­ver­rech­nung zu erfassen und am Lohn­zet­tel aus­zu­wei­sen. Sofern bislang noch keine Auf­zeich­nun­gen geführt wurden, kann die Anzahl der Home­of­fice-Tage für das 1. Halbjahr 2021 geschätzt werden. Maß­ge­bend sollen dabei die Erfah­rungs­wer­te der letzten Jahre sein — vor allem ver­mut­lich der ebenso durch die COVID-19-Pandemie gekenn­zeich­ne­te Zeitraum ab März 2020. Ab 1. Juli 2021 sind die Home­of­fice-Tage zeitnah zu erfassen.

Die Pflicht zur Erfas­sung der Home­of­fice-Tage besteht übrigens unab­hän­gig davon, ob der Arbeit­ge­ber das steu­er­freie Home­of­fice-Pau­scha­le von maximal 300 € pro Kalen­der­jahr (bis zu 3 € pro Home­of­fice-Tag) pro Arbeit­neh­mer gewährt oder nicht. Sofern das Höchs­taus­maß von 300 € pro Jahr durch Zah­lun­gen des Arbeit­ge­bers nicht aus­ge­schöpft wird, kann der Arbeit­neh­mer die Dif­fe­renz zu den 300 € als Dif­fe­renz­wer­bungs­kos­ten geltend machen. Inter­es­sant ist auch das Ver­hält­nis zwischen Pend­ler­pau­scha­le und steu­er­li­chen Begüns­ti­gun­gen i.Z.m. Home­of­fice. Zwischen Home­of­fice-Tagen und Pend­ler­pau­scha­le besteht grund­sätz­lich ein Wider­spruch, da die Tätig­keit am Arbeits­ort (und somit das Pendeln dorthin) für einen Home­of­fice-Tag schäd­lich ist. Bis Ende Juni 2021 war es aller­dings möglich, das steu­er­freie Pend­ler­pau­scha­le auch für Tage im Home­of­fice zu berück­sich­ti­gen. Mit 1. Juli 2021 schlie­ßen Home­of­fice-Tage und Pend­ler­ta­ge einander kate­go­risch aus — aller­dings sind immer noch Kon­stel­la­tio­nen möglich, in denen Pend­ler­pau­scha­le und Home­of­fice-Pau­scha­le neben­ein­an­der in Anspruch genommen werden können, sofern aus­rei­chend Pen­del­ta­ge vor­lie­gen. Hin­ter­grund dafür ist, dass das volle Pend­ler­pau­scha­le bereits zusteht, wenn es in einem Monat mehr als 10 Pen­del­ta­ge gibt. Für die Gel­tend­ma­chung von Wer­bungs­kos­ten für ergo­no­misch geeig­ne­tes Mobiliar werden min­des­tens 26 Home­of­fice-Tage pro Kalen­der­jahr vorausgesetzt.

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